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Portail du Service international d’admission – Collèges

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Nouveaux utilisateurs

Lors du processus d’intégration au système pour chaque collège, OCAS crée des comptes d’accès au Portail du Service international d’admission pour le personnel des collèges et les représentants internationaux, et leur fournira par la suite leur nom d’utilisateur et leur mot de passe.

Veuillez s.v.p. communiquer avec nous si vous souhaitez créer un nouveau compte du Portail du Service international d’admission pour quelqu’un de votre collège.

Utilisateurs actuels

Si vous avez oublié votre mot de passe, veuillez cliquer sur le lien « Mot de passe oublié », dans la page de connexion.

Veuillez s.v.p. communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide ou si vous souhaitez désactiver un compte existant.


Ressources


FAQ

Comptes du Portail pour demandes internationales des collèges

Dans le site Web d’OCAS, cliquez sur le bouton « Connexion/S’inscrire » dans la barre de navigation en haut de la page, puis cliquez sur « Portail pour demandes internationales – Connexion ».

Vous pouvez également accéder au Portail pour demandes internationales des collèges en cliquant sur le lien suivant :

https://international.ontariocolleges.ca/college

Les nouveaux comptes du Portail pour demandes internationales des collèges sont créés par OCAS, tels qu’exigés par un collège donné.

Si vous souhaitez supprimer un compte du Portail pour demandes internationales, prière de communiquer avec nous

Dans le cas d’agences actives dans le système, il faut définir au moins un compte de gestionnaire d’agence afin de pouvoir supprimer le compte de l’agence.

À l’heure actuelle, les membres de votre personnel collégial ont accès au Portail des partenaires d’OCAS, aux fins de gestion des candidates et candidats canadiens. Ils peuvent afficher les demandes d’admission payées pour votre collège, mais également gérer le catalogue de programmes de votre collège (ajouter/ fermer des programmes et dresses des listes d’attente), les demandes de transfert électronique de relevés de notes et les messages de confirmation des acceptations.

Si des employés de votre collège gèrent à la fois les candidates et candidats canadiens et internationaux, ils pourront continuer d’utiliser les mêmes fonctions du Portail des partenaires.

Représentants de collège

Un représentant de collège est un employé de cet établissement. Les représentants de collège ont un compte dans le Portail des partenaires et pourront également se connecter au Portail pour demandes internationales des collèges. Ils ont accès à une gamme plus limitée de fonctions et d’options par rapport aux autres utilisateurs de collège.

Les représentants de collège peuvent uniquement accéder aux demandes d’admission créées par les agents ou les candidats provenant du pays qui leur a été attribué.

Si le représentant de collège est le créateur de la demande d’admission au nom d’une candidate ou d’un candidat, il pourra en afficher et éditer le profil (y compris les documents justificatifs) et le statut de la demande. Les actions relatives à l’acceptation ou au refus des offres, ou au retrait d’une acceptation, sont uniquement accessibles aux agents ou aux candidates et candidats.

Si le représentant de collège mène quelque type de présélection – ou pré-évaluation – que ce soit, il pourra alors utiliser les statuts « Évaluation terminée » ou « Besoin de plus d’information ».

Un représentant de collège ne peut pas modifier les renseignements personnels d’une candidate ou d’un candidat, sauf s’il est l’utilisateur de collège qui a créé la candidate ou le candidat. Ceci s’explique par le fait que le profil de la candidate ou du candidat est partagé par de multiples collèges; par conséquent, un collège ne peut apporter des modifications susceptibles d’avoir une incidence sur un autre collège. Seuls les agents/candidat(e)s peuvent apporter des modifications à leur profil.

Non, un représentant de collège ne peut rendre aucune décision relativement aux admissions, y compris émettre, refuser ou révoquer une offre d’admission.

Agences et agents

Actif – L’agent est actif dans le portail et peut soumettre des demandes d’admission. Les candidates et candidats peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande.

Inactif – L’agent ne peut soumettre de demandes d’admission et les candidates et candidats ne peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande.

Essai – Statut utilisé pour indiquer que l’entente avec l’agence est peut-être expirée et doit être renouvelée. L’agent peut toujours soumettre des demandes et les candidates et candidats peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande.

Suspendu – L’agent n’a pas accès au portail et devra transférer ses demandes à un autre agent de l’agence. Les candidates et candidats ne peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande. Si vous tentez de modifier le statut d’un agent à « Inactif » ou « Suspendu », toutes les ébauches de demande seront supprimées et toutes les demandes d’admission ouvertes devront d’abord être passées en revue et traitées (c.-à-d., refusées ou retirées/fermées).

Les dérogations de droits d’admission sont fonction du pays de citoyenneté du candidat ou de la candidate. Si une candidate ou un candidat n’a pas la citoyenneté du pays pour lequel vous avez décidé d’appliquer une dérogation des droits d’admission, il n’est alors pas possible de renoncer à ses droits de demande d’admission.

Par exemple, si votre collège a prévu une dérogation des droits d’admission pour les agents en Inde, seuls les candidates et candidats qui sont de citoyenneté indienne verront leurs droits de demande d’admission exonérés. Les candidates et candidats vivant ailleurs qu’en Inde ne seront pas admissibles à la dérogation des droits de demande d’admission.

  1. Fermez la demande d’admission originale.
  2. Créez une candidate ou un candidat en double dans le système avec les mêmes renseignements et attribuez-y une nouvelle agence.
  3. Faites des choix de programme au nom de la candidate ou du candidat.
  4. Créez une autre offre pour l’entrée/le programme actuellement fermé.
  5. Dans la page « Créer une offre », saisissez le même numéro d’étudiant à des fins de suivi. (Le même numéro d’étudiant s’applique même si le numéro de la demande est différent.)

Créer et soumettre des demandes d’admission

Lorsque le profil d’une candidate ou d’un candidat est créé, un numéro de candidat(e) lui est attribué.

Une fois le profil d’une candidate ou d’un candidat créé, les étapes subséquentes comprennent la création d’une demande d’admission. Une fois créée une demande d’admission à un collège, un numéro de demande est alors attribué à cette dernière.

Si le Système d’information sur les étudiants (SIÉ) d’un collège est lié au Service international d’admission (SIA) d’OCAS par l’entremise d’une intégration SIÉ, un numéro d’étudiant est alors envoyé à partir du système d’information du collège dès la soumission d’une demande, et sera affiché sur toute offre émise à la candidate ou au candidat.

Si le SIÉ d’un collège n’est pas lié au SIA d’OCAS par l’entremise d’une intégration SIÉ, aucun numéro d’étudiant ne sera attribué par le collège et, dans ce cas, ce sera le numéro de candidat qui se retrouvera sur la lettre d’offre.

Non, les candidates et candidats ne reçoivent aucune notification lorsqu’une note à leur sujet est ajoutée à leur demande. Les notes sur le (la) candidat(e) servent uniquement à des fins de communication entre les utilisateurs collégiaux et ne sont pas visibles pour les candidats, les représentants des collège et les agents.

Toute comme pour la demande s’adressant aux candidates et candidats canadiens, les candidates et candidats internationaux peuvent modifier l’ordre de préférence (ou le classement) de leurs choix de programme. Une demande peut comprendre jusqu’à trois (3) choix de programme classés de 1 à 3.

Lorsqu’une candidate ou un candidat change l’ordre de préférence de ses choix de programme, il s’agit d’une « modification du classement ».

Dans le cas d’une demande d’admission soumise directement par la candidate ou le candidat (sans le concours d’une agence), la page « Réviser demande » montrera si les droits de demande d’admission ont été annulés après la soumission de la demande.

Vous pouvez traiter la demande sans que les droits afférents à cette dernière n’aient été reçus, puis il vous suffira de fermer cette dernière et d’informer la candidate ou le candidat par courriel que son paiement n’a pas encore été reçu.

La candidate ou le candidat devra alors accéder de nouveau à sa demande et tenter de payer de nouveau ses droits d’admission en utilisant l’une des options disponibles pour ce faire.

Réviser les demandes d’admission

Si aucune autre action n’a été rendue quant aux décisions relatives aux programmes, la demande devrait alors prendre le statut « Fermée ».

Si vous ne traitez plus une demande donnée et que vous n’avez plus besoin de suivre la candidate ou le candidat en question dans le Portail des collèges, vous pourrez alors en modifier le statut à « Fermée ».

La candidate ou le candidat (ou l’agent) verra qu’il s’agit d’une demande « Fermée » et verra aussi le dernier statut d’offre, mais ne pourra prendre aucune autre décision relativement à son (ses) programme(s). La candidate ou le candidat pourra toutefois éditer son profil et soumettre une nouvelle demande à votre collège.

Sous « Énumérer les demandes », sélectionnez le statut « Liste d’attente » pour afficher une liste de candidates et candidats se retrouvant sur une liste d’attente, ainsi que la date d’entrée en vigueur de ce statut.

Offres d’admission

À l’heure actuelle, les candidates et candidats ne reçoivent pas de notification lorsqu’une offre est annulée. Nous travaillons actuellement à inclure une telle fonctionnalité dans la prochaine version.

À l’heure actuelle, il n’y a pas de statut « Fermée » pour les offres d’admission.

La pré-admission représente un nouveau statut que peut prendre une demande avant que la candidate ou le candidat ne reçoive une offre d’admission. Votre collège a la possibilité de fixer les critères de pré-admission au moment d’émettre une offre (ou de l’envoyer par l’entremise de son SIÉ).

La candidate ou le candidat/l’agent recevra une lettre d’acceptation, laquelle comprendra un avis stipulant que cette dernière ne peut servir à des fins de demande de visa. Ceci permettra à la candidate ou au candidat d’amorcer ses arrangements d’ordre financier – par exemple, faire une demande de prêt bancaire – mais elle ou il ne pourra pas encore présenter sa demande de permis/visa d’études.

Les pré-admissions peuvent également servir à indiquer certaines conditions que la candidate ou le candidat doit remplir avant de recevoir une offre d’admission.

On peut suivre les demandes d’admission de statut « Pré-admission » en sélectionnant l’option « Énumérer les demandes ».


Quoi de neuf

Les plus récentes mises à jour du Service international d’admission en un seul endroit.

Dernière version - 17 mars 2020

Soutien en langue française. Afin de mieux soutenir nos partenaires et clients francophones, nous avons créé une version française des portails des collèges, des candidats et des agents. Tous nos documents de références et ressources seront également disponibles en français.

Ci-dessous, nous déterminons la langue d’affichage de chaque portail :

  • Portail des collèges : selon la langue du collège
  • Portail des candidats : selon le collège auquel les candidats font demande (c.-à-d., seuls les candidats qui font demande à un collège francophone verront s’afficher le Portail des candidats en français)
  • Portail des agents : selon la langue du collège avec lequel leur agence a une entente

Règles améliorées de filtres d’entrée. Histoire de donner davantage de flexibilité aux collèges, nous avons apporté les améliorations suivantes aux règles de filtres d’entrée :

  • Ajout d’un nouveau statut de disponibilité d’entrée intitulé « Non disponible ». Si ce dernier est sélectionné, les candidats et agents ne pourront voir les entrées auxquelles la règle s’applique.
  • Ajout des options « Campus » et « Programme » – et non seulement « Entrée » – pour la création d’une règle de filtre.

Nouvelles capacités de mise en application pour les ententes avec les agences. Nous avons doté les collèges de la capacité d’appliquer des dates d’expiration à leurs ententes avec les agences. Une fois cette fonctionnalité activée, les agents ne pourront plus soumettre de demandes d’admission au-delà de la date d’expiration de leur entente avec le collège en question. Ces agents pourront tout de même gérer les demandes d’admission qu’ils ont déjà soumises. Nous avons également ajouté l’option d’afficher un avertissement pour les agents, une fois leur entente expirée.

Nouvelle validation des documents justificatifs. Afin d’empêcher les candidats ou les agents de téléverser à plusieurs reprises le même fichier, nous avons ajouté une nouvelle fonction de validation des documents justificatifs.

Copier documents justificatifs

Nouvelles capacités de pré-sélection des programmes. Nous avons introduit la capacité de charger préalablement les choix de programme dans les demandes d’admission des candidats lorsqu’ils font demande, par le biais d’un lien à la page des programmes du site Web du collège en question. Ceci permettra à la fois de réduire les efforts de recherche nécessaires par les candidats pour trouver le programme qui les intéresse, et de faciliter le processus de demande d’admission.

Pour les collèges qui souhaitent se prémunir de cette option facultative, nous pouvons vous aider à configurer les adresses URL de référence qui redirigeront les candidats de la page du programme de leur choix du site Web vers le SIA d’OCAS. Ces adresses URL contiendront le code du collège et le code du programme.

Améliorations des rapports sur les demandes d’admission et les candidates et candidats. Nous avons apporté les améliorations suivantes, afin d’aider les collèges à mieux faire le suivi de leurs demandes et de leurs candidats :

  • Ajout d’une colonne pour le classement des choix de programme dans le rapport sur les détails de demande, aux fins de suivi du classement des programmes pour toutes les demandes d’une entrée donnée.
  • Ajout des champs « Id. d’étudiant » et « Adresse électronique au collège » dans les rapports « Demandes – Détails » et « Candidat(e)s – Détails », aux fins de suivi et de rapport sur les étudiant(e)s actuels.

Visibilité améliorée pour le téléversement des preuves de paiement. Après l’acceptation par un candidat d’une offre ou d’une pré-admission, un nouveau bouton – « Téléverser preuve de paiement » – s’affichera à la page « Offre – Détails ». Nous avons déplacé cette option de son emplacement actuel, à la page « Documents justificatifs » du profil du candidat, où elle ne sera plus disponible.

un nouveau bouton – « Téléverser preuve de paiement »

Améliorations à l’expérience utilisateur du Portail des collèges. Histoire de faciliter la gestion des demandes d’admission par les collèges à l’aide du SIA, nous avons apporté les améliorations suivantes au Portail des collèges :

  • Ajout d’un nouveau filtre « Campus » aux listes d’affichage des demandes, des offres et des reports, afin de filtrer plus rapidement les résultats.
  • Les collèges peuvent désormais contrôler lesquels utilisateurs pourront procéder à la dérogation des paiements, à partir de la page « Paramètres ».

Intégration améliorée avec les SIÉ. Afin de réduire les tâches manuelles et d’aider les collèges à mieux intégrer les données du SIA d’OCAS à leur SIÉ, nous avons apporté les améliorations suivantes :

  • Après l’envoi d’une offre par le SIÉ, les collèges peuvent maintenant récupérer une lettre d’offre ou un reçu de paiement depuis le nouveau point de sortie.
  • Ajout des données étudiantes existantes (« Id. d’étudiant » et « Adresse électronique au collège ») aux événements du SIÉ (DemandeMiseÀJour, DemandeSoumise et DemandeÉvaluée).

Visibilité améliorée des choix de programme. Histoire d’améliorer la transparence et de rassurer les candidats qu’ils ont fait demande aux bons programmes et aux bonnes entrées, le courriel de notification « Demande soumise » affichera désormais une liste de programmes auxquels ils ont fait demande. Cette liste comprendra le titre du programme, la session, le campus et la date de début.