Portail du Service international d’admission – Collèges

Dans le site Web d’OCAS, cliquez sur le bouton « Connexion/S’inscrire » dans la barre de navigation en haut de la page, puis cliquez sur « Portail pour demandes internationales – Connexion ».

Vous pouvez également accéder au Portail pour demandes internationales des collèges en cliquant sur le lien suivant :

https://international.ontariocolleges.ca/college

Les nouveaux comptes du Portail pour demandes internationales des collèges sont créés par OCAS, tels qu’exigés par un collège donné.

Si vous souhaitez supprimer un compte du Portail pour demandes internationales, prière de communiquer avec nous. 

Dans le cas d’agences actives dans le système, il faut définir au moins un compte de gestionnaire d’agence afin de pouvoir supprimer le compte de l’agence.

À l’heure actuelle, les membres de votre personnel collégial ont accès au Portail des partenaires d’OCAS, aux fins de gestion des candidates et candidats canadiens. Ils peuvent afficher les demandes d’admission payées pour votre collège, mais également gérer le catalogue de programmes de votre collège (ajouter/ fermer des programmes et dresses des listes d’attente), les demandes de transfert électronique de relevés de notes et les messages de confirmation des acceptations.

Si des employés de votre collège gèrent à la fois les candidates et candidats canadiens et internationaux, ils pourront continuer d’utiliser les mêmes fonctions du Portail des partenaires.

Un représentant de collège est un employé de cet établissement. Les représentants de collège ont un compte dans le Portail des partenaires et pourront également se connecter au Portail pour demandes internationales des collèges. Ils ont accès à une gamme plus limitée de fonctions et d’options par rapport aux autres utilisateurs de collège.

Les représentants de collège peuvent uniquement accéder aux demandes d’admission créées par les agents ou les candidats provenant du pays qui leur a été attribué.

Si le représentant de collège est le créateur de la demande d’admission au nom d’une candidate ou d’un candidat, il pourra en afficher et éditer le profil (y compris les documents justificatifs) et le statut de la demande. Les actions relatives à l’acceptation ou au refus des offres, ou au retrait d’une acceptation, sont uniquement accessibles aux agents ou aux candidates et candidats.

Si le représentant de collège mène quelque type de présélection – ou pré-évaluation – que ce soit, il pourra alors utiliser les statuts « Évaluation terminée » ou « Besoin de plus d’information ».

Un représentant de collège ne peut pas modifier les renseignements personnels d’une candidate ou d’un candidat, sauf s’il est l’utilisateur de collège qui a créé la candidate ou le candidat. Ceci s’explique par le fait que le profil de la candidate ou du candidat est partagé par de multiples collèges; par conséquent, un collège ne peut apporter des modifications susceptibles d’avoir une incidence sur un autre collège. Seuls les agents/candidat(e)s peuvent apporter des modifications à leur profil.

Non, un représentant de collège ne peut rendre aucune décision relativement aux admissions, y compris émettre, refuser ou révoquer une offre d’admission.

Actif – L’agent est actif dans le portail et peut soumettre des demandes d’admission. Les candidates et candidats peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande.

Inactif – L’agent ne peut soumettre de demandes d’admission et les candidates et candidats ne peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande.

Essai – Statut utilisé pour indiquer que l’entente avec l’agence est peut-être expirée et doit être renouvelée. L’agent peut toujours soumettre des demandes et les candidates et candidats peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande.

Suspendu – L’agent n’a pas accès au portail et devra transférer ses demandes à un autre agent de l’agence. Les candidates et candidats ne peuvent sélectionner cet agent au moment de créer leur demande. Si vous tentez de modifier le statut d’un agent à « Inactif » ou « Suspendu », toutes les ébauches de demande seront supprimées et toutes les demandes d’admission ouvertes devront d’abord être passées en revue et traitées (c.-à-d., refusées ou retirées/fermées).

Les dérogations de droits d’admission sont fonction du pays de citoyenneté du candidat ou de la candidate. Si une candidate ou un candidat n’a pas la citoyenneté du pays pour lequel vous avez décidé d’appliquer une dérogation des droits d’admission, il n’est alors pas possible de renoncer à ses droits de demande d’admission.

Par exemple, si votre collège a prévu une dérogation des droits d’admission pour les agents en Inde, seuls les candidates et candidats qui sont de citoyenneté indienne verront leurs droits de demande d’admission exonérés. Les candidates et candidats vivant ailleurs qu’en Inde ne seront pas admissibles à la dérogation des droits de demande d’admission.

1. Fermez la demande d’admission originale.
2. Créez une candidate ou un candidat en double dans le système avec les mêmes renseignements et attribuez-y une nouvelle agence.
3. Faites des choix de programme au nom de la candidate ou du candidat.
4. Créez une autre offre pour l’entrée/le programme actuellement fermé.
5. Dans la page « Créer une offre », saisissez le même numéro d’étudiant à des fins de suivi. (Le même numéro d’étudiant s’applique même si le numéro de la demande est différent.)

Lorsque le profil d’une candidate ou d’un candidat est créé, un numéro de candidat(e) lui est attribué.

Une fois le profil d’une candidate ou d’un candidat créé, les étapes subséquentes comprennent la création d’une demande d’admission. Une fois créée une demande d’admission à un collège, un numéro de demande est alors attribué à cette dernière.

Si le Système d’information sur les étudiants (SIÉ) d’un collège est lié au Service international d’admission (SIA) d’OCAS par l’entremise d’une intégration SIÉ, un numéro d’étudiant est alors envoyé à partir du système d’information du collège dès la soumission d’une demande, et sera affiché sur toute offre émise à la candidate ou au candidat.

Si le SIÉ d’un collège n’est pas lié au SIA d’OCAS par l’entremise d’une intégration SIÉ, aucun numéro d’étudiant ne sera attribué par le collège et, dans ce cas, ce sera le numéro de candidat qui se retrouvera sur la lettre d’offre.

Non, les candidates et candidats ne reçoivent aucune notification lorsqu’une note à leur sujet est ajoutée à leur demande. Les notes sur le (la) candidat(e) servent uniquement à des fins de communication entre les utilisateurs collégiaux et ne sont pas visibles pour les candidats, les représentants des collège et les agents.

Toute comme pour la demande s’adressant aux candidates et candidats canadiens, les candidates et candidats internationaux peuvent modifier l’ordre de préférence (ou le classement) de leurs choix de programme. Une demande peut comprendre jusqu’à trois (3) choix de programme classés de 1 à 3.

Lorsqu’une candidate ou un candidat change l’ordre de préférence de ses choix de programme, il s’agit d’une « modification du classement ».

Dans le cas d’une demande d’admission soumise directement par la candidate ou le candidat (sans le concours d’une agence), la page « Réviser demande » montrera si les droits de demande d’admission ont été annulés après la soumission de la demande.

Vous pouvez traiter la demande sans que les droits afférents à cette dernière n’aient été reçus, puis il vous suffira de fermer cette dernière et d’informer la candidate ou le candidat par courriel que son paiement n’a pas encore été reçu.

La candidate ou le candidat devra alors accéder de nouveau à sa demande et tenter de payer de nouveau ses droits d’admission en utilisant l’une des options disponibles pour ce faire.

Si aucune autre action n’a été rendue quant aux décisions relatives aux programmes, la demande devrait alors prendre le statut « Fermée ».

Si vous ne traitez plus une demande donnée et que vous n’avez plus besoin de suivre la candidate ou le candidat en question dans le Portail des collèges, vous pourrez alors en modifier le statut à « Fermée ».

La candidate ou le candidat (ou l’agent) verra qu’il s’agit d’une demande « Fermée » et verra aussi le dernier statut d’offre, mais ne pourra prendre aucune autre décision relativement à son (ses) programme(s). La candidate ou le candidat pourra toutefois éditer son profil et soumettre une nouvelle demande à votre collège.

Sous « Énumérer les demandes », sélectionnez le statut « Liste d’attente » pour afficher une liste de candidates et candidats se retrouvant sur une liste d’attente, ainsi que la date d’entrée en vigueur de ce statut.

À l’heure actuelle, les candidates et candidats ne reçoivent pas de notification lorsqu’une offre est annulée. Nous travaillons actuellement à inclure une telle fonctionnalité dans la prochaine version.

À l’heure actuelle, il n’y a pas de statut « Fermée » pour les offres d’admission.

La pré-admission représente un nouveau statut que peut prendre une demande avant que la candidate ou le candidat ne reçoive une offre d’admission. Votre collège a la possibilité de fixer les critères de pré-admission au moment d’émettre une offre (ou de l’envoyer par l’entremise de son SIÉ).

La candidate ou le candidat/l’agent recevra une lettre d’acceptation, laquelle comprendra un avis stipulant que cette dernière ne peut servir à des fins de demande de visa. Ceci permettra à la candidate ou au candidat d’amorcer ses arrangements d’ordre financier – par exemple, faire une demande de prêt bancaire – mais elle ou il ne pourra pas encore présenter sa demande de permis/visa d’études.

Les pré-admissions peuvent également servir à indiquer certaines conditions que la candidate ou le candidat doit remplir avant de recevoir une offre d’admission.

On peut suivre les demandes d’admission de statut « Pré-admission » en sélectionnant l’option « Énumérer les demandes ».