Skip to main content

Politique sur la protection des renseignements personnels


Il se peut que nous mettions à jour notre Politique de confidentialité de façon périodique, afin de tenir compte des modifications à nos pratiques en matière de renseignements personnels. La version la plus actuelle de notre Politique de confidentialité sera toujours celle affichée dans notre site Web.

OCAS s’engage à protéger votre vie privée. La présente politique expose, en termes généraux, comment OCAS recueille, utilise et communique vos renseignements personnels.

Veuillez s.v.p. lire attentivement la présente politique. En utilisant nos services, vous êtes réputé(e) par OCAS avoir consenti à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels pour les fins décrites ci-dessous.

Autorité d’OCAS en matière de traitement des renseignements personnels

OCAS fournit des renseignements et des services liés aux demandes d’admission pour le compte des collèges publics de l’Ontario, lesquels sont autorisés à recueillir des renseignements personnels, en vertu de la Loi sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario, et à recueillir les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) en vertu de la Loi sur l’éducation.

OCAS traite également les demandes d’admission à des programmes spécifique de l’Université de Guelph (laquelle est autorisée à recueillir des renseignements en vertu de la Loi sur l’Université de Guelph) et de l’Institut Michener (autorisée à recueillir des renseignements en vertu de la Loi sur le Réseau universitaire de santé).

Renseignements personnels recueillis par OCAS

OCAS recueille et utilise des renseignements à votre sujet, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, vos antécédents scolaires et vos notes, ainsi que des renseignements au sujet de votre demande d’admission et de vos choix de programmes.

Pourquoi et comment OCAS recueille les renseignements personnels

OCAS recueille vos renseignements personnels pour les principales raisons suivantes :

  • Vous identifier et vous fournir des services
  • Traiter votre demande d’admission
  • Communiquer avec vous et permettre aux collèges auxquels vous avez fait demande de prendre des décisions d’admission

OCAS recueille des renseignements sur votre demande d’admission directement auprès de vous, recueille des renseignements au sujet des élèves de niveau secondaire de l’Ontario auprès des écoles et des conseils scolaires, et peut (à votre demande expresse) recueillir des renseignements sur les relevés de notes et connexes auprès d’établissements postsecondaires que vous avez fréquentés et d’agences qui attribuent des titres de compétence auprès desquelles vous avez exigé une évaluation de vos titres. OCAS apparie également des données générées par ses outils d’analyse Web (selon les paramètres de navigateur des utilisateurs) aux comptes individuels, afin de fournir un meilleur service à sa clientèle.

Communication des renseignements personnels

OCAS communique vos renseignements personnels aux établissements auxquels vous avez fait demande aux fins susmentionnées. Lorsque vous vous inscrivez à un programme collégial, vos renseignements feront partie intégrante de votre dossier d’étudiant(e) à votre collège.

OCAS communique vos renseignements personnels aux conseil scolaires de l’Ontario en appui à l’administration des demandes d’admission, à des fins d’appui consultatif, ainsi qu’à des fins d’analyse pour le conseil scolaire.

OCAS communique vos renseignements personnels aux conseil scolaires de l’Ontario afin de récupérer les relevés de notes secondaires, dans le cadre de son service de transfert des relevés de notes. Si vous avez fait demande par l’entremise du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (l’OUAC), OCAS fournit à l’OUAC une copie de votre relevé de notes.

OCAS communique vos renseignements au RAFEO afin de faciliter le processus de demande du RAFEO si vous en utilisez le formulaire pour faire demande auprès de cet organisme.

OCAS communique vos renseignements personnels aux Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) afin de confirmer que les candidates et candidats étrangers ont été acceptés dans une programme. 

OCAS utilise le Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) comme identificateur, qu’il obtient et valide en collaboration avec le ministère de l’Éducation et le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités de l’Ontario.

Il se peut que le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités recueille des renseignements personnels auprès d’OCAS à des fins de planification et autres, tel qu’il est prévu à l’article 15 de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités. De même, il se peut qu’OCAS fournisse aux conseils scolaires des renseignements au sujet des demandes d’admission et des choix de programme de leurs anciens élèves, en appui aux activités de planification et connexes desdits conseils.

Activités de recherche et d’analyse d’OCAS

OCAS recueille et utilise des renseignements personnels afin de mener des activités de recherche et d’analyse en soutien au ministère et aux collèges. Ceci peut supposer l’appariement des renseignements personnels détenus par OCAS avec des renseignements fournis à OCAS par les collèges à des fins de recherche et d’analyse.

OCAS stocke ces renseignements de manière sécuritaire et les communique uniquement après en avoir retiré toute information susceptible d’identifier des personnes individuelles ou à l’égard de laquelle il est raisonnable de prévoir, dans les circonstances, qu’elle pourrait servir, seule ou avec d’autres renseignements, à identifier une personne individuelle.

Utilisation de fournisseurs de services par OCAS

Il se peut qu’OCAS fasse appel à des fournisseurs de services, qu’il autorisera à traiter vos renseignements personnels. Par exemple, OCAS utilise des fournisseurs de services aux fins de traitement des paiements par carte de crédit et de clavardage en direct.

Il se peut également qu’OCAS fasse appel à des fournisseurs de services à qui il donne accès aux systèmes servant au stockage de renseignements personnels – par exemple, certains organismes sont chargés de l’examen et de la vérification de ses systèmes à des fins de sécurité et d’accréditation.

OCAS utilise la diligence raisonnable au moment de sélectionner ses fournisseurs de services et de travailler avec eux.

Utilisation de témoins par OCAS

Les témoins sont de minuscules fichiers copiés dans votre ordinateur par certains sites Web que vous visitez ou par certains courriels que vous ouvrez. Pour plus d’information au sujet de notre utilisation de témoins, veuillez s.v.p. consulter notre Notification sur les témoins.

Emplacement des renseignements personnels chez OCAS

Vos renseignements personnels sont conservés dans les bureaux d’OCAS ou dans des installations hors site sécuritaire en Ontario.

Vos responsabilités

Il est de votre responsabilité de vous assurer que les renseignements que vous fournissez à OCAS soient véridiques, complets et exacts, faute de quoi votre demande d’admission pourrait être retardée ou invalidée. Vous devez également prendre des mesures appropriées afin de protéger l’information de connexion et toute copie imprimée de votre demande d’admission remplie.

Pour en savoir plus

Pour en savoir davantage au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels par OCAS, veuillez s.v.p. :

  • Lire notre Code de protection de la vie privée, un document qui fixe les principes et les lignes directrices qu’OCAS suit pour respecter son engagement en matière de protection des renseignements personnels.
  • Lire l’information relative aux habitants de l’EU, si vous êtes situé(e) dans un pays de l’Union Européenne.
  • Communiquer avec l’agent de protection de la vie privée d’OCAS, par téléphone au 519.763.2363, ou par courriel, à l’adresse privacyofficer@ocas.ca.

OCAS ne maintient aucun dossier scolaire au nom des collèges. Si vous avez été accepté(e) et que vous vous êtes inscrit(e) à un collège, le bureau de l’accès à l’information et la protection de la vie privée de votre collège constitue votre meilleure source d’information.