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Politique sur la protection des renseignements personnels


Dernière mise à jour : septembre 2022

OCAS s’engage à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité énonce de manière générale comment OCAS recueille, utilise, divulgue et conserve les renseignements personnels.

Veuillez s.v.p. lire attentivement la présente Politique de confidentialité. En fournissant vos renseignements personnels à OCAS, vous consentez par le fait même à la collecte, l’utilisation et la divulgation desdits renseignements par OCAS conformément à la présente Politique de confidentialité et tel qu’il est permis par la loi en vigueur.

Table des matières

  1. Renseignements personnels
  2. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels – Services de demande d’admission
  3. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels – Autres produits et services
  4. Autres divulgations et communications des renseignements personnels
  5. Votre droit de retirer votre consentement
  6. Renseignements recueillis par des moyens technologiques
  7. Emplacement des renseignements personnels
  8. Protection des renseignements personnels
  9. Exactitude des renseignements personnels
  10. Renseignements non personnels
  11. Autres sites Web et entités commerciales
  12. Médias sociaux
  13. Les enfants et les renseignements personnels
  14. Modifications à la présente Politique de confidentialité
  15. Autres renseignements / Communiquer avec OCAS

1. Renseignements personnels

Dans la présente Politique de confidentialité, s’entend par « renseignements personnels » de l’information relativement à une personne identifiable, notamment son nom et son adresse électronique, mais ne comprend pas (dans la mesure permise par la loi) des renseignements accessibles au public dans un annuaire téléphonique ou des coordonnées d’affaires permettant à une personne d’être jointe à un lieu d’affaires.

2. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels – Services de demande d’admission

a. Modalités générales

OCAS fournit des services de demande d’admission et connexes pour et au nom des collèges publics de l’Ontario et certaines universités et d’autres établissements postsecondaires, chacun étant autorisé à recueillir des renseignements personnels en vertu de la loi (y compris ses statuts habilitants). Lorsque vous faites demande à l’un de ces établissements par l’entremise d’OCAS, OCAS compte sur l’autorité légitime de l’établissement pour recueillir, utiliser, divulguer et conserver vos renseignements personnels pour, et au nom de, l’établissement. En soumettant une demande d’admission à OCAS, vous consentez par le fait même à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation desdits renseignements par OCAS, conformément au présent Avis de confidentialité relatif à la demande d’admission et à d’autres fins permises par la loi en vigueur.

b. Comment OCAS recueille vos renseignements personnels

OCAS recueille des renseignements à votre sujet dans le cadre de la demande d’admission que vous lui soumettez. Par exemple, OCAS peut recueillir :

  • Vos coordonnées (y compris vos nom, adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone).
  • Votre Numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario et toute autre pièce d’identité émise par le gouvernement.
  • Vos antécédents scolaires (y compris vos relevés de notes et les écoles que vous avez fréquentées), curriculum vitae, lettres de recommandation et tous autres échantillons de texte que vous soumettez.
  • Des renseignements au sujet de vos choix relatifs à votre demande d’admission et votre inscription.
  • Si vous êtes une candidate ou un candidat étranger, OCAS peut également exiger une preuve de citoyenneté (notamment, votre certificat de naissance, vos documents de citoyenneté, votre document de réfugié au sens de la Convention, votre passeport ou votre carte de résident permanent).

Dans la plupart des cas, OCAS recueille directement auprès de vous des renseignements relativement à la demande d’admission. Dans certains cas, il se peut qu’OCAS recueille des renseignements à votre sujet auprès de votre école et des conseils scolaires connexes. OCAS peut également recueillir des renseignements à votre sujet auprès de tierces organisations à votre seule demande, notamment vos relevés de notes et des renseignements connexes auprès d’établissements postsecondaires que vous avez fréquentés, d’agences autorisées à conférer des titres de compétence auprès desquelles vous avez formulé une demande d’évaluation de titres de compétence, et de centres de test chargés d’administrer des tests de compétences linguistiques. OCAS fait également la corrélation de données générées par les services d’analytique Web (sous réserve des paramètres de navigation de la personne) aux comptes individuels, afin de fournir un service à la clientèle amélioré.

c. Comment OCAS utilise les renseignements personnels

OCAS utilise vos renseignements personnels afin de vous fournir des services de demande d’admission au nom des établissements, et de fournir aux établissements des services de demande d’admission et des services connexes. Par exemple, OCAS utilise vos renseignements personnels  afin :

  • De vous identifier et de communiquer avec vous relativement aux demandes d’admission que vous soumettez par l’entremise d’OCAS.
  • De traiter votre demande d’admission au nom des établissements auxquels vous avez fait demande.
  • De permettre aux établissements auxquels vous avez fait demande de prendre des décisions d’admission à votre sujet, et de communiquer avec vous relativement à ces dernières et à d’autres sujets.
  • D’aider les établissements à vous fournir des services et de les aider à maintenir, à protéger et à améliorer leurs services.
  • De créer des renseignements à caractère non personnel utilisés par les établissements à des fins statistiques et analytiques.
  • De mener des travaux de recherche et d’analyse en appui au ministère de l’Éducation et aux établissements, y compris en combinant des renseignements personnels maintenus par OCAS à des renseignements fournis à OCAS par les collèges à des fins de recherche et d’analyse.
  • OCAS stocke ces renseignements de manière sécuritaire et les divulgue uniquement après y avoir retiré toute information susceptible d’identifier des personnes, ou pour laquelle il est raisonnable de prévoir qu’elle pourrait être utilisée, seule ou avec d’autres renseignements, pour identifier des personnes.
  • De protéger et d’appliquer les droits juridiques, intérêts et recours d’OCAS et des établissements, et de protéger les affaires et les opérations d’OCAS et des établissements.

OCAS peut partager vos renseignements personnels avec ses fournisseurs et prestataires de services, afin de l’aider à utiliser vos renseignements personnels, et ce, à toutes les fins susmentionnées.

d. Comment OCAS divulgue les renseignements personnels

En règle générale, OCAS communique vos renseignements personnels aux seules fins liées à votre demande d’admission. Par exemple, OCAS peut divulguer vos renseignements personnels :

  • Aux conseils scolaires de l’Ontario afin de récupérer vos relevés de notes d’études secondaires, en appui à l’administration des demandes d’admission et pour fournir aux conseils scolaires des renseignements sur les choix d’admission et d’inscription de leurs anciens élèves, à des fins de planification et à d’autres fins connexes.
  • Au ministère de l’Éducation et au ministère des Collèges et Universités afin de valider votre Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario, et à des fins de planification et autres, tel que prévu à l’article 15 de la Loi sur le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités.
  • Si vous avez fait demande par l’entremise du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC»), à l’OUAC afin de faciliter votre demande OUAC.
  • Si vous avez fait demande au Régime d’aide financière aux étudiantes et étudiants de l’Ontario (« RAFEO »), au RAFEO afin de faciliter votre demande RAFEO.
  • Si vous êtes étudiante ou étudiant étranger, à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et à l’Agence des services frontaliers du Canada, afin de confirmer l’acceptation des étudiantes et étudiants étrangers à un programme d’études.

OCAS peut également communiquer vos renseignements personnels à des organismes d’application de la loi, tel qu’exigé par la loi, en rapport avec une transaction commerciale impliquant OCAS ou conformément à tout consentement spécifique que vous fournissez à OCAS.

3. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels – Autres produits et services

a. Modalités générales

OCAS peut vous fournir à l’occasion d’autres produits et services, y compris des services consultatifs ayant trait aux programmes d’études postsecondaires susceptibles de vous intéresser.

b. Comment OCAS recueille les renseignements personnels

Il se peut que l’on vous demande de fournir volontairement vos renseignements personnels à OCAS lors de vos interactions avec OCAS, y compris lorsque vous vous abonnez à un bulletin d’information, lorsque vous exigez des renseignements ou de l’information, ou encore lorsque vous utilisez un produit ou un service fourni par OCAS. Dans de telles circonstances, vous pouvez choisir de ne pas fournir certains renseignements personnels exigés; par contre, en pareil cas, il se peut alors que vous ne puissiez poursuivre votre interaction ou transaction visée avec OCAS, ni bénéficier pleinement du service souhaité.

Par exemple, OCAS peut recueillir :

  • vos coordonnées (y compris votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale et votre numéro de téléphone) lorsque vous nous posez une question ou communiquez avec nous, y compris lorsque vous visitez une boutique OCAS;
  • vos coordonnées et vos données de carte de paiement lorsque vous faites l’achat d’un produit ou d’un service auprès de nous;
  • vos coordonnées, données d’emploi et renseignements relatifs à une pièce d’identité émise par le gouvernement, lorsque vous postulez un emploi chez OCAS;
  • vos coordonnées, vos préférences de communication et les correspondances que vous nous envoyez.
  • OCAS peut également recueillir des renseignements personnels auprès de diverses sources publiques.

c. Comment OCAS utilise les renseignements personnels

Lorsque nous vous fournissons d’autres produits et services, il se peut qu’OCAS utilise vos renseignements personnels à diverses fins relativement à notre relation et à nos transactions avec vous, et tel qu’il est par ailleurs indiqué dans la présente Politique de confidentialité ou autorisé par la loi applicable, y compris: (i) communiquer et correspondre avec vous en ce qui a trait à vos transactions et votre utilisation des produits et services d’OCAS, de vous fournir des services à la clientèle; (ii) faciliter vos interactions et transactions avec OCAS; (iii) vous fournir des produits et des services; (iv) traiter et répondre à vos questions, requêtes et autres communications; (v) vous fournir des renseignements (y compris par courriel et autres formes de messagerie électronique) ayant trait à OCAS et à ses produits et services, et aux produits et services offerts par d’autres entreprises commerciales, dans la mesure autorisée par la loi applicable; (vi) maintenir, protéger et améliorer les produits et services d’OCAS, et développer de nouveaux produits et services; (vii) développer, livrer et améliorer les efforts publicitaires et de marketing d’OCAS; et (viii) protéger et appliquer les droits, intérêts et recours juridiques d’OCAS, et protéger les affaires, opérations et clients d’OCAS ou d’autres personnes.

OCAS peut combiner vos renseignements personnels recueillis par OCAS par divers moyens.

OCAS peut utiliser vos renseignements personnels aux fins de création de renseignements non personnels, et peut par la suite utiliser, divulguer, transférer et conserver lesdits renseignements non personnels, tel qu’il est indiqué ci-dessous dans la présente Politique de confidentialité.

d. Comment OCAS divulgue les renseignements personnels

Lorsque nous vous fournissons d’autres produits et services, OCAS peut divulguer vos renseignements personnels à des fins ayant trait ou découlant de votre relation et de vos transactions avec OCAS, et tel qu’il est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, ou tel qu’il est autorisé par la loi applicable. OCAS peut également divulguer vos renseignements personnels conformément au consentement explicite ou implicite que vous accordez lors de vos interactions et transactions avec OCAS.

4. Autres divulgations et communications

OCAS peut également divulguer vos renseignements :

  • À ses partenaires commerciaux et autres tiers. Dans certains cas, OCAS peut partager vos renseignements personnels avec ses partenaires commerciaux, y compris des partenaires stratégiques qui fournissent des produits et services destinés à améliorer votre expérience chez OCAS ou lesquels peuvent vous intéresser vous, ainsi qu’avec d’autres tiers. OCAS divulgue uniquement vos renseignements personnels à un tiers s’il obtient votre consentement à cette fin, si vous avez fourni votre consentement au tiers, ou s’il est légalement tenu ou autorisé à le faire.
  • Aux autorités policières et tel qu’exigé par la loi. OCAS peut divulguer vos renseignements personnels tel qu’exigé ou autorisé par la loi applicable, y compris pour se conformer à une assignation à comparaître, un mandat ou une obligation de divulgation de la cour ou d’un arbitre ou à la suite d’un litige. OCAS peut divulguer vos renseignements personnels aux autorités policières ou à d’autres organismes indépendants si OCAS a des motifs raisonnables de croire que la divulgation est nécessaire ou appropriée à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi, ou pour toute autre question d’importance publique, ou si OCAS a des motifs raisonnables de croire que la divulgation est nécessaire ou appropriée afin de protéger et d’appliquer ses droits, intérêts et recours juridiques ou de protéger les droits, intérêts, affaires, opérations ou clients d’OCAS ou d’autres personnes (y compris afin de détecter et de prévenir la fraude et d’autres activités illégales, de faire valoir les modalités d’utilisation, les conditions de service ou autres ententes régissant l’accès ou l’utilisation des produits et services d’OCAS). OCAS n’a aucun contrôle ni aucune responsabilité pour ce qui est de l’utilisation, de la divulgation ou de la conservation de vos renseignements personnels par les agences, organismes indépendants ou autres personnes à qui OCAS divulgue les renseignements dans les circonstances susmentionnées, et l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements ainsi divulgués par les agences, organismes indépendants ou autres personnes susmentionnés ne sont pas assujetties à la présente Politique de confidentialité.
  • Dans le cadre d’une transaction commerciale. OCAS peut divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une transaction commerciale, actuelle ou envisagée, à laquelle prend part OCAS (p. ex., regroupement, remaniement, fusion ou acquisition, ou vente ou transfert, en tout ou en partie, des affaires ou des biens d’OCAS); toutefois, OCAS exigera que le destinataire des renseignements accepte de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels d’une manière conforme à la présente Politique de confidentialité et aux lois applicables.

5. Votre droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, utilisation, divulgation et conservation de vos renseignements personnels par OCAS, tel qu’énoncé dans la présente Politique de confidentialité, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et moyennant un préavis raisonnable. Pour retirer votre consentement, vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées précisées dans la présente Politique de confidentialité.

Si vous retirez votre consentement à la collecte, utilisation, divulgation et conservation de vos renseignements personnels à des fins qui font partie intégrante à la prestation de produits et services d’OCAS, il se peut alors que vous ne puissiez poursuivre vos interactions ou transactions voulues avec OCAS, ou tirer pleinement profit des produits et services d’OCAS. Prière de noter que si vous retirez votre consentement au traitement, par OCAS, de vos renseignements personnels compris dans votre demande d’admission, après avoir soumis cette dernière, par l’entremise du service de demande d’admission d’OCAS, il se peut qu’OCAS ne soit en mesure de procéder au retrait de votre consentement qu’à la fin du cycle de demande d’admission applicable.

Si vous retirez votre consentement à la collecte, utilisation, divulgation et conservation de vos renseignements personnels à des fins additionnelles qui ne font pas partie intégrante des produits et services d’OCAS (p. ex., pour vous envoyer des messages publicitaires et de marketing), le retrait de votre consentement à ces fins n’affectera alors en rien la prestation des produits et services d’OCAS.

OCAS ne peut avoir de contrôle sur le traitement de vos renseignements personnels par les collèges et universités à qui OCAS a acheminé votre demande d’admission. Si vous souhaitez retirer votre consentement quant au traitement de vos renseignements personnels par un  collège ou une université, veuillez s.v.p. communiquer directement avec l’établissement en question.

6. Renseignements recueillis par des moyens technologiques

OCAS peut utiliser les renseignements recueillis par des moyens technologiques afin de vous reconnaître en tant qu’utilisateur d’un site Web d’OCAS, de faciliter et améliorer votre utilisation du site Web et des services en ligne d’OCAS, de confirmer la livraison de messages, et leur consultation par vous, et de vous fournir des messages publicitaires ciblés. Il se peut qu’OCAS utilise des balises Web, des pixels invisibles et des balises d’action afin de confirmer que les courriels ont bel et bien été livrés et consultés.

Des renseignements fournis à l’aide de témoins  peuvent être recueillis et traités par OCAS ou par ses fournisseurs tiers de services, y compris Google et Facebook.

Vous pouvez choisir de refuser ou de désactiver les témoins si votre navigateur ou appareil Web le permet, mais cela risque d’affecter votre capacité d’accéder ou d’utiliser certaines fonctionnalités d’un site Web. Vous trouverez aux adresses suivantes les renseignements relatifs à la façon dont Google utilise les témoins et comment vous pouvez limiter ou désactiver certains types de témoins dans votre ordinateur personnel ou appareil : https://www.google.com/policies/privacy/partners/ et https://www.google.com/policies/technologies/ads/.

Pour plus d’information au sujet de l’utilisation de témoins par OCAS, veuillez s.v.p. consulter l’Avis sur les témoins d’OCAS.

7. Emplacement des renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront conservés aux bureaux d’OCAS ou dans des installations sécurisées hors site en Ontario.

8. Protection des renseignements personnels

OCAS prend des précautions raisonnables – y compris des mesures de sécurité et de précaution administratives, physiques et techniques – adaptées au degré de sensibilité des renseignements personnels en possession d’OCAS, ou sous le contrôle d’OCAS, afin d’aider à protéger lesdits renseignements de tout accès, collecte, utilisation, divulgation, suppression ou risque similaire non autorisé. Néanmoins, il est impossible d’éliminer complètement tous les risques en matière de sécurité et, par conséquent, OCAS ne peut garantir que vos renseignements personnels ne feront pas l’objet d’un accès, d’une utilisation, d’une divulgation ou d’une suppression de quelque manière non décrite dans la présente Politique de confidentialité.

9. Exactitude des renseignements personnels

OCAS compte sur vous pour lui fournir des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible, aux fins auxquelles OCAS utilise lesdits renseignements personnels. Vous devrez aviser rapidement OCAS quant à toute modification aux renseignements personnels que vous avez fournis à OCAS, en suivant la procédure mise à votre disposition à cette fin par OCAS, ou en communiquant avec l’agente ou l’agent à la protection de la vie privée d’OCAS, à l’aide des coordonnées indiquées ci-dessous.

10. Renseignements non personnels

OCAS peut utiliser vos renseignements personnels pour créer et recueillir des renseignements non personnels (renseignements ne portant pas sur une personne identifiable), y compris des renseignements personnels regroupés ou dépersonnalisés de quelque façon, de sorte que les renseignements en question ne portent plus sur une personne identifiable. OCAS peut utiliser, divulguer, transférer et conserver les renseignements non personnels pour quelque raison et de quelque manière que ce soit. Si les renseignements non personnels sont combinés à des renseignements personnels, OCAS considérera alors lesdits renseignements non personnels comme étant des renseignements personnels aux fins de la présente Politique de confidentialité, et ce, tant et aussi longtemps que les renseignements non personnels demeureront combinés aux renseignements personnels.

11. Autres sites Web et entités commerciales

Le site Web et la correspondance (y compris les courriels et autres messages) d’OCAS peuvent inclure des messages publicitaires pour des produits et services offerts par des entreprises indépendantes ou des liens vers des sites Web exploités par des entreprises indépendantes. OCAS n’assume aucune responsabilité ni aucun contrôle, pour ce qui est desdites entreprises indépendantes, leurs sites Web, produits ou services, ou la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels par lesdites entreprises. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas à la collecte, utilisation, divulgation et conservation de vos renseignements personnels par des entreprises indépendantes ou par l’entremise de leurs sites Web ou services en ligne. Si vous avez des questions sur les méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation ou de conservation des renseignements personnels de ces entreprises indépendantes et de leurs sites Web, veuillez s.v.p. communiquer avec le propriétaire ou l’exploitant de ces entreprises indépendantes, sites Web et services.

12. Médias sociaux

Lorsque vous faites usage de certaines fonctionnalités du site Web d’OCAS ou d’autres services afin d’afficher de l’information dans des sites de médias sociaux (p. ex., liens possibles vers les pages Facebook ou Instagram d’OCAS), les renseignements personnels que vous affichez ou partagez dans les sites de médias sociaux peuvent être consultés par d’autres personnes – voire même, lus, recueillis, utilisés et divulguées par ces dernières – y compris dans le but de vous envoyer des messages non sollicités. En pareil cas, vous quitterez le site Web d’OCAS et accéderez à un site Web tiers. Toute information que vous fournissez à un site de médias sociaux, ou autre, est régie par la politique de confidentialité de ce dernier. Vous assumez exclusivement la responsabilité des renseignements personnels que vous choisissez d’afficher ou de partager en pareil cas. OCAS n’assume aucun contrôle ni aucune responsabilité, quant à l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels que vous divulguez dans de telles situations, et l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements ainsi communiqués ne sont pas assujetties à la présente Politique de confidentialité.

13. Les enfants et les renseignements personnels

OCAS ne recueille sciemment aucun renseignement personnel d’enfants de moins de 13 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal. Si OCAS apprend qu’il a recueilli ou reçu des renseignements personnels d’un enfant, et pour lequel le consentement d’un parent ou d’un tuteur était requis, OCAS supprimera les renseignements, à moins que le consentement requis du parent ou du tuteur ne soit obtenu. Si vous avez des raisons de croire qu’OCAS détient des renseignements sur un enfant, et pour lequel le consentement d’un parent ou d’un tuteur était requis, nous vous prions de communiquer avec l’agente ou l’agent à la protection de la vie privée, au moyen des coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique de confidentialité.

14. Modifications à la présente Politique de confidentialité

Il se peut qu’OCAS modifie de temps à autre la présente Politique de confidentialité, en en affichant une nouvelle version dans son site Web. La collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de vos renseignements personnels par OCAS sont régies par la version de la présente Politique de confidentialité en vigueur à ce moment. Vos rapports continus avec OCAS après les modifications apportées à la présente Politique de confidentialité signifieront votre consentement à la collecte, utilisation, divulgation et conservation de vos renseignements personnels par OCAS, tel qu’il est énoncé dans la Politique de confidentialité modifiée. Par conséquent, vous devriez vous assurer de vérifier la date de la « dernière modification » de la présente Politique de confidentialité (laquelle s’affiche dans la partie supérieure de la présente Politique de confidentialité) et passer en revue les modifications apportées depuis la version précédente.

15. Autres renseignements / Communiquer avec OCAS

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les pratiques de traitement des renseignements personnels d’OCAS, veuillez s.v.p. lire notre Code de confidentialité, un document qui établit les principes et lignes directrices que suit OCAS afin de respecter ses engagements en matière de protection de la vie privée.

Si vous habitez un pays membre de l’Union européenne, veuillez s.v.p. consulter la page Information relative aux habitants de l’UE.

Si vous avez des commentaires ou des questions au sujet de la présente Politique de confidentialité ou sur la façon dont OCAS traite vos renseignements personnels, veuillez s.v.p. communiquer avec l’agente ou l’agent à la protection de la vie privée d’OCAS, par téléphone, au 519.763.2363, ou par courriel, à l’adresse privacyofficer@ocas.ca.

OCAS ne tient aucun dossier d’étudiant(e) pour les collèges. Si vous avez été acceptée(e) et si vous vous êtes inscrit(e) à un collège, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de votre collège constitue votre meilleure source d’information.