Énoncé sur la protection des renseignements personnels


OCAS s’engage à protéger votre vie privée. La présente politique expose, en termes généraux, comment OCAS recueille, utilise et communique vos renseignements personnels.

Veuillez s.v.p. lire attentivement la présente politique. En utilisant nos services, vous êtes réputé(e) par OCAS avoir consenti à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels  pour les fins décrites ci-dessous.

Autorité d’OCAS en matière de traitement des renseignements personnels

OCAS fournit des renseignements et des services liés aux demandes d’admission pour le compte des collèges publics de l’Ontario, lesquels sont autorisés à recueillir des renseignements personnels, en vertu de la Loi sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario, et à recueillir les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) en vertu de la Loi sur l’éducation.

OCAS traite également les demandes d’admission à des programmes spécifique de l’Université de Guelph (laquelle est autorisée à recueillir des renseignements en vertu de la Loi sur l’Université de Guelph) et de l’Institut Michener (autorisée à recueillir des renseignements en vertu de la Loi sur le Réseau universitaire de santé).

Renseignements personnels recueillis par OCAS

OCAS recueille et utilise des renseignements à votre sujet, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, vos antécédents scolaires et vos notes, ainsi que des renseignements au sujet de votre demande d’admission et de vos choix de programmes.

Pourquoi et comment OCAS recueille les renseignements personnels

OCAS recueille vos renseignements personnels pour les principales raisons suivantes :

  • Vous identifier et vous fournir des services
  • Traiter votre demande et permettre aux collèges auxquels vous avez fait demande de rendre des décisions d’admission

OCAS recueille des renseignements sur votre demande d’admission directement auprès de vous, recueille des renseignements au sujet des élèves de niveau secondaire de l’Ontario auprès des écoles et des conseils scolaires, et peut (à votre demande expresse) recueillir des renseignements sur les relevés de notes et connexes auprès d’établissements postsecondaires que vous avez fréquentés et d’agences qui attribuent des titres de compétence auprès desquelles vous avez exigé une évaluation de vos titres.

Communication des renseignements personnels

OCAS communique vos renseignements personnels aux établissements auxquels vous avez fait demande aux fins susmentionnées. Lorsque vous vous inscrivez à un programme collégial, vos renseignements feront partie intégrante de votre dossier d’étudiant(e) à votre collège.

OCAS communique des renseignements au RAFEO afin de faciliter le processus de demande du RAFEO si vous en utilisez le formulaire pour faire demande auprès de cet organisme.

OCAS utilise le Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) comme identificateur, qu’il obtient et valide en collaboration avec le ministère de l’Éducation et le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités de l’Ontario.

Il se peut que le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités recueille des renseignements personnels auprès d’OCAS à des fins de planification et autres, tel qu’il est prévu à l’article 15 de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités. De même, il se peut qu’OCAS fournisse aux conseils scolaires des renseignements au sujet des demandes d’admission et des choix de programmes de leurs anciens élèves, en appui aux activités de planification et connexes desdits conseils.

Utilisation et communication de données agrégées par OCAS

OCAS utilise des données agrégées à des fins de planification organisationnelle et pour des raisons connexes, et communique des données agrégées au gouvernement, aux conseils scolaires et à des organismes de recherche approuvés, à des fins de recherche, de planification et connexes.

Utilisation de fournisseurs de services par OCAS

Il se peut qu’OCAS fasse appel à des fournisseurs de services, qu’il autorisera à traiter vos renseignements personnels. Par exemple, OCAS utilise des fournisseurs de services aux fins de traitement des paiements par carte de crédit et de clavardage en direct.

Il se peut également qu’OCAS fasse appel à des fournisseurs de services à qui il donne accès aux systèmes servant au stockage de renseignements personnels – par exemple, certains organismes sont chargés de l’examen et de la vérification de ses systèmes à des fins de sécurité et d’accréditation.

OCAS utilise la diligence raisonnable au moment de sélectionner ses fournisseurs de services et de travailler avec eux.

Emplacement des renseignements personnels chez OCAS

Vos renseignements personnels sont conservés dans les bureaux d’OCAS ou dans des installations hors site sécuritaire en Ontario, mais elles peuvent devoir être traitées par des fournisseurs situés à l’extérieur de l’Ontario.

Vos responsabilités

Il est de votre responsabilité  de vous assurer que les renseignements que vous fournissez à OCAS soient véridiques, exacts et complets, faute de quoi votre demande pourrait être retardée ou invalidée. Vous devez également prendre des mesures appropriées afin de protéger vos informations de connexion et toute copie imprimée de votre demande d’admission remplie.

Pour en savoir plus

Pour en savoir davantage au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels par OCAS, veuillez s.v.p. :

  • Lire notre Code de protection de la vie privée, un document qui fixe les principes et les lignes directrices qu’OCAS suit pour respecter son engagement en matière de protection des renseignements personnels.
  • Communiquer avec l’agent de protection de la vie privée d’OCAS, par téléphone au 519.763.2363, poste 6816, ou par courriel à l’adresse privacyofficer@ocas.ca.

OCAS ne maintient aucun dossier scolaire au nom des collèges. Si vous avez été accepté(e) et que vous vous êtes inscrit(e) à un collège, le bureau de l’accès à l’information et la protection de la vie privée de votre collège constitue votre meilleure source d’information.