OCAS se réserve le droit de modifier de temps à autre les présentes conditions d’utilisation. Nous avons pour pratique d’afficher toutes les modifications que nous apportons aux conditions d’utilisation, et ces dernières entrent en vigueur dès la publication des conditions mises à jour. Votre utilisation continue des sites Web et des services constitue votre acceptation expresse des conditions d’utilisation d’OCAS à ce moment. La date de la dernière révision des conditions d’utilisation est affichée au bas de la page.
OCAS a créé les Portails OCAS afin de permettre aux collèges, aux conseils scolaires et aux agences internationales d’interroger et de mettre à jour sa base de données. Les présentes conditions fixent les modalités d’utilisation des Portails d’OCAS par les collèges, les conseils scolaires, les agences internationales et les utilisateurs autorisés.
Utilisation autorisée
OCAS autorise la seule utilisation à des fins d’administration des demandes d’admission collégiales et de soutien aux candidates et candidats (« les fins »).
Lorsqu’ils utilisent les systèmes d’OCAS, les utilisateurs collégiaux autorisés peuvent :
- Afficher les données relatives aux demandes d’admission, y compris les données démographiques, les notes, les antécédents scolaires, l’expérience, le choix de programme, les offres et les documents justificatifs pour les seuls candidats et candidates qui ont fait demande à leur collège.
- Afficher et mettre à jour les offres d’admission existantes pour les seuls candidats et candidates qui ont fait demande à leur collège.
- Suivre, administrer et afficher les candidats et candidates ayant présenté une demande de relevé de notes collégiales pour leur collège. La demande comprendra des données démographiques, les coordonnées et les antécédents scolaires de ces derniers.
- Accéder aux rapports sommaires sur le statut des demandes de relevé de notes des candidates et candidats de leur collège.
- Afficher et accuser réception des relevés de notes électroniques des collèges et universités de l’Ontario pour les candidats et candidates de leur collège.
- Afficher les détails relatifs à leurs programmes collégiaux, faire des mises à jour aux programmes existants, au besoin, et ajouter de nouveaux programmes, si nécessaire.
- Afficher et télécharger les documents justificatifs pour les candidates et candidats (tels que définis par une matrice de documents) dans le système d’OCAS de la part de leur collège, par le biais de l’option « Accès aux documents ».
- Accéder aux données agrégées sur les candidates et candidats, les inscriptions et l’obtention du diplôme dans les rapports et analyses de l’Entrepôt de données.
- Télécharger les fichiers de données des écoles secondaires et conseils scolaires de l’Ontario.
- Afficher les rapports de gestion sur les statistiques opérationnelles (p. ex., rapports collégiaux) et les analyses ciblées (p. ex., comparaisons de programmes).
- Faciliter les activités autorisées des agences et des agent(e)s de leur collège.
Lorsqu’ils utilisent les systèmes d’OCAS, les utilisateurs autorisés des conseils scolaires peuvent:
- Créer des comptes pour leurs propres élèves de niveau secondaire qui ont été avisés par écrit qu’OCAS entend recueillir, utiliser et divulguer leurs données conformément à sa Politique de confidentialité, et à qui l’on a donné accès à ladite politique ou qui ont été redirigés vers cette dernière.
- Afficher les données relatives aux demandes, y compris les données démographiques, les notes, les antécédents scolaires, l’expérience, les choix de programme et les documents justificatifs de leurs propres élèves de niveau secondaire qui ont fait demande à un collège.
- Ajouter/éditer/supprimer/afficher les données scolaires et notes relatives aux études secondaires de l’Ontario de leurs propres élèves de niveau secondaire qui ont fait demande à un collège et qui se trouvent dans le système d’OCAS. Téléverser dans le système d’OCAS les fichiers de transmission des données, y compris les données démographiques et les notes provenant de leurs écoles.
Lorsqu’ils utilisent les systèmes d’OCAS, les utilisateurs autorisés des agences internationales peuvent :
- Créer des comptes pour les élèves et étudiant(e)s représentés par leur agence qui ont été avisés par écrit qu’OCAS entend recueillir, utiliser et divulguer leurs données conformément à sa Politique de confidentialité, et à qui l’on a donné accès à ladite politique ou qui ont été redirigés vers cette dernière.
- Ajouter/éditer/supprimer/afficher les données de demande d’admission, y compris les données démographiques, les notes, les antécédents scolaires, l’expérience, et les documents justificatifs des élèves et étudiant(e)s représentés par leur agence qui ont fait demande à un collège.
Utilisateurs autorisés – Conditions d’utilisation
Tous les utilisateurs doivent être parrainés par un collège, un conseil scolaire ou une agence internationale, et être autorisés par OCAS.
Les utilisateurs autorisés :
- Comprennent et acceptent que les données auxquelles ils ont accès par l’entremise des Portails d’OCAS sont la propriété d’OCAS et sont confidentielles.
- Accèdent aux Portails d’OCAS uniquement selon les conditions susmentionnées et aux seules fins d’administration des demandes d’admission au collège dans le cours normal de leur emploi/travail.
- Accèdent, utilisent, téléchargent, communiquent et retiennent les données auxquelles ils ont accès par le biais des Portails d’OCAS dans la mesure strictement nécessaire pour l’administration des demandes d’admission au collège dans le cours normal de leur emploi/travail.
- Ne peuvent partager leur accès aux Portails d’OCAS (y compris en partageant leur mot de passe ou de quelque autre façon), doivent éviter la perte, le vol ou l’accès non autorisé de leur mot de passe et doivent, de manière raisonnable, mettre leurs ordinateurs et autres appareils utilisés pour accéder aux Portails d’OCAS à l’abri du danger (p. ex., au moyens de contrôles antivirus, de mises à niveau opportunes des logiciels et de vigilance à l’égard des risques d’hameçonnage).
- Doivent prendre des mesures raisonnables pour utiliser les Portails d’OCAS afin de saisir les données de manière exacte, de sorte à ce que les données ne soient ni supprimées, ni modifiées, ni supprimées par erreur et, de façon plus générale, afin que les dossiers conservés dans les Portails d’OCAS soient exacts et intègres.
L’autorisation à l’accès aux Portails d’OCAS prend fin immédiatement lorsque se terminent les fonctions d’un utilisateur à l’emploi d’un collège, d’un conseil scolaire ou d’une agence internationale commanditaire, ou lorsqu’elles sont modifiées de sorte à ce que l’accès aux Portails d’OCAS ne soit plus nécessaire à leur emploi/travail. L’accès par ces utilisateurs est strictement interdit.
Commanditaires – Conditions d’utilisation
Les collèges, conseils scolaires et agences internationales commanditaires doivent :
- Ne parrainer que des employés qui doivent avoir accès aux Portails d’OCAS dans le cours normal de leur emploi/travail;
- Aviser par écrit les employés parrainés de leurs obligations de se conformer aux présentes modalités et conditions, surveiller la conformité de leurs employés aux présentes modalités et conditions, et faire appliquer ces dernières;
- Aviser immédiatement OCAS par écrit (par courriel, à l’adresse privacyofficer@ocas.ca) lorsqu’un utilisateur autorisé cesse son emploi ou lorsque ses fonctions changent de telle sorte que ledit accès aux Portails d’OCAS n’est plus requis dans le cours normal de son emploi/travail;
- Prendre des mesures raisonnables afin de protéger les Portails d’OCAS de toute situation compromettante pouvant découler en raison de l’accès accordé aux employés et, en particulier, lors du téléversement de données, y compris en prenant des mesures de protection contre toute interception non autorisée ou infection par voie de logiciel malveillant, y compris les virus, les vers, les chevaux de Troie, les logiciels espions et les trousses administrateur pirate; et
- Aviser immédiatement OCAS par écrit (par courriel, à l’adresse privacyofficer@ocas.ca) de tout accès ou usage non autorisé des Portails d’OCAS ou des données des Portails d’OCAS et de tout autre problème de sécurité ayant trait aux Portails d’OCAS
Droits d’OCAS
OCAS a le droit de :
Révoquer les privilèges d’accès aux Portails d’OCAS ou cesser de parrainer des utilisateurs en tout temps et pour quelque raison que ce soit, y compris toute omission de se conformer aux présentes conditions d’utilisation;
Surveiller l’utilisation des Portails d’OCAS et mener des vérifications de conformité aux présentes conditions par les collèges, les conseils scolaires, les agences internationales et leurs utilisateurs; et
Modifier les présentes conditions en tout temps.
Coordonnées
Si vous avez des questions au sujet des présentes conditions d’utilisation, veuillez s.v.p. communiquer avec nous à l’adresse privacyofficer@ocas.ca.
Dernière mise à jour : septembre 2021
