Portail OCAS - Conditions d'utilisation

Conditions d’utilisation concernant la vie privée, la confidentialité et la sécurité pour les Portails OCAS

OCAS a créé les Portails afin de permettre aux collèges, aux écoles secondaires, aux conseils scolaires et aux agences internationales d’interroger et de mettre à jour la base de données d’OCAS.

Le Portail OCAS aux utilisateurs inscrits d’accéder aux données sur les candidats stockées chez OCAS, y compris les renseignements scolaires et sur les programmes collégiaux. Les renseignements sur les candidats comprennent l’information saisie dans la base de données d’OCAS provenant des collèges ou ayant trait aux demandes d’admission aux collèges.

En tant qu’utilisateur enregistré :

1.1 Vous êtes autorisé(e) à accéder au Portail des partenaires et aux systèmes connexes de gestion de l’information exploités par le Service d’admission des collèges de l’Ontario (OCAS). OCAS collecte, utilise et communique les renseignements personnels des candidats essentiellement aux fins de prise de décision en matière d’admission et d’agrément, y compris la création, le traitement et la maintenance des demandes, des acceptations et des inscriptions aux collèges de l’Ontario (« données du [de la] Candidat[e] »).

1.2 En exerçant vos privilèges d’accès aux données sur les candidat(e)s – lesquels peuvent comprendre des renseignements personnels protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ainsi que des considérations légales connexes –, vous consentez par la présente aux modalités et conditions fixées ci-dessous. Vous reconnaissez par le fait même que lesdits renseignements sont privés et confidentiels et doivent être collectés, utilisés et communiqués en accord avec le Code de protection des renseignements d’OCAS. La version intégrale de l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels est accessible en ligne à l’adresse : http://www.ocas.ca/vie-privee.

1.3 Vous pouvez uniquement recueillir, utiliser ou communiquer des données sur les candidat(e)s à des fins ayant trait directement à vos fonctions et pour lesquelles l’accès vous a été accordé. Vous n’êtes pas autorisé(e) à recueillir, utiliser, communiquer, reproduire ou conserver des données sur les candidat(e)s pour quelque raison commerciale ou autre, et vous devez renoncer à l’accès à ces renseignements après la cessation de vos privilèges d’accès.

1.4 Vous acceptez de protéger la sécurité et la confidentialité de l’accès qui vous a été accordé, y compris votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, les portails d’accès et le mode de connexion. Vous acceptez de ne partager vos coordonnées d’accès avec aucune personne non autorisée.

1.5 Vous reconnaissez que l’information que vous fournissez, saisissez, modifiez ou supprimez est exacte et complète au moment où elle est fournie. Vous déclarez également avoir le consentement de la personne pour qui les modifications des renseignements personnels sont effectuées. De plus, vous acceptez de protéger et de maintenir l’exactitude et l’intégrité des renseignements que vous accédez, fournissez, saisissez, modifiez ou supprimez dans le cadre de vos fonctions et de vos responsabilités.

1.6 OCAS se réserve le droit, en tout temps, de modifier, changer, altérer, ajouter ou retirer quelque modalité ou condition liée aux privilèges d’accès. Les présentes conditions d’utilisation doivent être interprétées conformément aux lois du Canada et, plus précisément, de l’Ontario.

1.7 OCAS peut mettre fin en tout temps, et pour quelque raison que ce soit, à votre accès, y compris tout refus de se conformer aux présentes modalités et conditions.

1.8 OCAS se réserve le droit de mener des vérifications de conformité des utilisateurs autorisés et des permissions d’accès attribuées à l’organisation.

1.9 Vos privilèges d’accès prennent fin immédiatement à la cessation de vos fonctions, de votre emploi ou de votre affiliation avec l’organisation pour laquelle l’accès a été accordé.

1.10 Votre reconnaissance des présentes Conditions d’utilisation supplante et remplace toute entente contractuelle préalable, tout accord de niveau de service et tout autre protocole régissant la livraison de services.

1.11 Les présentes modalités vous octroient une licence non exclusive et non transférable vous permettant d’utiliser le site Web sur votre propre ordinateur personnel.

1.12 Vous pouvez copier du matériel (en imprimant sur papier des pages individuelles) pour votre utilisation personnelle à des fins non commerciales seulement.

1.13 Vous ne pouvez pas :

  • Traduire, désassembler, décompiler, modifier ou rétroconcevoir les sites Web, en tout ou en partie, ni les fusionner à d’autres logiciels.
  • Adapter les modules des sites Web à vos propres fins.
  • Utiliser les sites Web à quelque fin commerciale que ce soit.

Vous déclarez que votre organisation :

(i) a pris des mesures raisonnables afin de sauvegarder les données sur les candidat(e)s et à les protéger contre toute interception non autorisée et/ou infection par un logiciel malveillant (y compris virus, ver informatique, cheval de Troie, logiciel espion et programme furtif);

(ii) doit limiter l’accès au système de gestion de l’information d’OCAS, y compris les données sur les candidat(e)s, aux seuls employés ou représentants autorisés qui doivent accéder à une telle information afin de s’acquitter de leurs fonctions et qui ont signé l’entente sur les Conditions d’utilisation avec OCAS, leur exigeant de maintenir le caractère confidentiel et la sécurité des renseignements ainsi consultés;

(iii) informera toutes les personnes à qui les privilèges d’accès ont été accordés de la nature privée et confidentielle des données sur les candidat(e)s, et prendra toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que lesdites personnes ne contreviennent aux Conditions d’utilisation quant à l’accès à cette information;

(iv) s’engage à informer immédiatement, par écrit, OCAS, en cas de violation des présentes modalités et conditions d’accès – y compris toute violation de la vie privée ou de la confidentialité ou de l’exigence d’assurer des mesures de sécurité raisonnables – en fournissant autant de détails que possible, à l’attention de : l’agent responsable de la vie privée : privacyofficer@ocas.ca;

(v) reconnaît que toutes les données sur les candidat(e)s demeurent la seule propriété exclusive d’OCAS et qu’aucune licence ni autres droits ne sont consentis ou sous-entendus par la permission d’accéder aux renseignements en question;

(vi) reconnaît qu’OCAS ne fait aucune déclaration ou garantie, ni expresse ni implicite, quant à l’exactitude ou à l’exhaustivité des données sur les candidat(e)s;

(vii) effectuera des vérifications périodiques des utilisateurs autorisés à qui la permission de consulter les renseignements aura été accordée, et s’assurera de retirer les privilèges sans tarder pour ce qui est des utilisateurs ne requérant plus l’accès aux renseignements; et

(viii) s’assurera que l’information téléchargée et associée soit attribuée à la candidate ou au candidat en question.

Si vous avez des questions au sujet des modalités et conditions, veuillez envoyer un courriel à l’adresse service@ocas.ca.

Les utilisateurs enregistrés du Portail des collèges, personnel du service d’admission des collèges peuvent :

  • Visualiser les données relatives aux demandes d’admission – y compris les données démographiques, les notes, la formation, l’expérience, les choix de programme et les offres d’admission – des candidates et des candidats qui ont fait demande à leur collège.
  • Visualiser et mettre à jour les offres d’admission individuelles existantes des candidates et des candidats qui ont fait demande à leur collège.
  • Suivre, gérer et visualiser les demandes de transfert des relevés de notes des candidates et candidats au collège de leur choix; l’information ainsi visualisée comprend les données démographiques, les coordonnées et les données scolaires (préalables).
  • Accéder aux rapports sommaires sur l’état des demandes de transfert de candidates et de candidats vers le collège de leur choix.
  • Visualiser et accuser réception des relevés de notes électroniques des candidates et des candidats des collèges et des universités de l’Ontario.
  • Visualiser les détails de leurs programmes collégiaux, mettre à jour au besoin les programmes actuels et ajouter de nouveaux programmes, si nécessaire.
  • Visualiser et télécharger les documents justificatifs (tels que définis par une matrice de document) des candidats au collège de leur choix, dans le système d’OCAS.
  • Accès à des données agrégées sur les candidates et candidats, les inscriptions, les diplômés (rapports et analyses).
  • Téléchargement de fichiers de données sur les écoles secondaires et les conseils scolaires de l’Ontario.
  • Visualisation des rapports sur les statistiques opérationnelles, p. ex., rapports sur les collèges et analyses ciblées (y compris des comparaisons de programmes).

Grâce au Portail des partenaires, les conseillers en orientation des écoles secondaires, le personnel des services d’orientation scolaire et les employés des conseils scolaires peuvent :

  • Visualiser les données relatives aux demandes d’admission – y compris les données démographiques, les notes, la formation, l’expérience, les choix de programme et les offres d’admission – des élèves de leur propre école secondaire qui ont formulé une demande à un collège.
  • Ajouter / Modifier / Supprimer / Visualiser les données scolaires des écoles secondaires de l’Ontario et les notes de leurs propres élèves qui ont formulé une demande à un collège et se retrouvent dans le système d’OCAS.
  • Télécharger les transmissions de données de leur école, y compris les données démographiques et les notes, dans le système d’OCAS.

À l’aide des systèmes d’OCAS, le personnel d’une agence internationale peut :

  • Ajouter, modifier, supprimer ou visualiser les données relatives aux demandes – y compris les données démographiques, les notes, les données relatives à la formation et à l’expérience et les documents justificatifs – des candidates et candidats représentés par leur agence qui ont fait demande à un collège.