Code de protection des renseignements personnels


OCAS, agissant comme agent des collèges publics de l’Ontario et d’autres établissements postsecondaires, s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels, y compris vos activités sur ses sites Web (voir Conditions d’utilisation).

Le présent Énoncé de confidentialité vous renseigne sur les principes et les lignes directrices mis en place par OCAS afin de protéger la vie privée dans le cadre de ses opérations.

Le présent Énoncé de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels au sujet des employés – actuels, anciens et éventuels – d’OCAS.

Table des matières

10 principes :

  1. Responsabilité
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
  3. Obtention du consentement
  4. Limitation de la collecte de renseignements personnels
  5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
  6. Exactitude des renseignements personnels
  7. Mesures de sécurité pour les renseignements personnels
  8. Transparence par rapport aux politiques et procédures
  9. Accès aux renseignements personnels
  10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Définitions

Collège(s) - L’un des vingt-quatre collèges publics d’arts appliqués et de technologie de l'Ontario, ou l’ensemble de ces derniers, y compris les instituts de technologie et d’enseignement supérieur, les trois campus régionaux de l’Université de Guelph et l’Institut Michener de sciences appliquées de la santé

Renseignements personnels – Renseignements relatifs à une personne identifiable enregistrés sous quelque forme que ce soit, mais ne comprenant pas des renseignements utilisés à des fins de communication ou de facilitation de la communication avec une personne relativement à son emploi, son entreprise ou sa profession, tels que le nom de la personne, le titre de son poste, son adresse de travail, son numéro de téléphone au travail, son numéro de télécopieur au travail ou son adresse électronique au travail.

Agente ou agent responsable de la vie privée – La personne nommée par OCAS pour assurer la conformité d’OCAS avec le présent Énoncé. L’agente ou l’agent responsable de la vie privée coordonne les réponses d’OCAS aux demandes de renseignements personnels.

Dossier - Toute information contenue dans un formulaire, notamment des documents, des cartes, des dessins, des photographies, des lettres, des pièces justificatives, des papiers et toute autre information écrite, photographiée, balayée, consignée ou stockée sous quelque forme que ce soit, mais ne constitue ni des logiciels ni des mécanismes servant à produire des documents.

1. Responsabilité

OCAS est responsable de tous les renseignements personnels dont il a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers fournisseurs de services tels que l’entrée de données, le traitement des cartes de crédit ou le clavardage en temps réel. L’agente ou l’agent responsable de la vie privée est responsable du soutien à la conformité d’OCAS au présent Énoncé, et ce, même si d’autres personnes au sein d’OCAS peuvent être responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels et peuvent être délégués pour agir au nom de l’agente ou de l’agent responsable de la vie privée. L’identité des personnes désignées par OCAS pour veiller au respect du Code est communiquée à l’interne et est disponible sur demande aux personnes de l’extérieur. OCAS utilisera des mesures contractuelles ou autres pour protéger les renseignements personnels divulgués à des prestataires de services aux fins de traitement (p. ex., saisie de données). Si OCAS assure le traitement de renseignements personnels ou agit comme prestataire de services pour des tiers, il se conformera au Code de protection de la vie privée et à tout énoncé ou politique de confidentialité émis par OCAS relativement aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués au nom de tiers ou divulgués à des tiers.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

OCAS recueille et utilise des renseignements à votre sujet, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, vos antécédents scolaires et vos notes, ainsi que des renseignements au sujet de votre demande d’admission et de vos choix de programme.

OCAS recueille vos renseignements personnels pour les principales raisons suivantes :

  • Vous identifier et vous fournir des services
  • Traiter votre demande et permettre aux collèges auxquels vous avez fait demande de rendre des décisions d’admission

En pareil cas, les renseignements personnels possédés par OCAS seront supprimés ou rendus anonymes, le cas échéant et selon les exigences de la loi. À moins que la fin nouvelle soit requise ou permise en vertu de la loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant que les renseignements puissent être utilisés ou communiqués à cette fin.

3. Obtention du consentement

OCAS obtiendra le consentement de toute personne avant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins que la loi ne l’autorise. OCAS peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, mais uniquement dans la mesure précisée ou permise par la loi. Dans tous les cas où OCAS peut agir à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, il doit le faire dans les limites prévues par la loi. Lors de l’obtention du consentement, OCAS fera des efforts raisonnables pour s’assurer que la personne concernée est informée des buts de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Ces buts seront énoncés de manière à être raisonnablement compris par la personne concernée.

De manière générale, OCAS tentera d’obtenir de la personne concernée le consentement d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui la concernent au moment de recueillir les renseignements personnels. Toutefois, OCAS pourrait obtenir le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels après les avoir recueillis mais avant de les utiliser ou de les communiquer à des fins nouvelles. OCAS exigera le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à leur sujet comme condition pour la prestation de renseignements ou de services à des tiers, uniquement si la collecte, l’utilisation ou la communication est nécessaire pour fournir l’information ou les services. Pour déterminer la forme appropriée du consentement, OCAS tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements par OCAS.

Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Dans le cas d’une personne qui retire son consentement quant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels, la procédure de demande d’admission, ou tout autre service engagé, cesse alors. Toute demande de retrait du consentement doit être reçue par écrit. En pareil cas, les renseignements personnels détenus par OCAS sont radiés ou rendus anonymes, sauf indication contraire ou à moins que la loi ne le permette. Il est possible d’obtenir plus de précisions sur les conséquences du retrait du consentement, en s’adressant à OCAS.

4. Limitation de la collecte de renseignements personnels

OCAS ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par OCAS, et le fera de manière honnête et licite. OCAS recueille principalement des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et ne sollicite aucune information personnelle ou connexe sauf s’il en a été instruit par la personne en question ou son agent(e) (p. ex., suivi d’une demande de transfert de relevé de notes). OCAS peut également recueillir des renseignements personnels auprès d’écoles, de conseils scolaires et d’établissements postsecondaires que vous avez préalablement fréquentés, ainsi que d’agences qui attribuent des titres de compétence auprès desquelles vous avez demandé une évaluation de vos titres. OCAS utilise des outils d’analyse Web aux fins décrites dans nos conditions d’utilisation.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

OCAS n’utilisera, ni ne communiquera, de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées. 

OCAS communique vos renseignements personnels aux établissements auxquels vous avez fait demande aux fins susmentionnées. Au moment de vous inscrire à un programme collégial, vos renseignements seront intégrés à votre dossier scolaire au collège. Veuillez consulter notre Politique de confidentialité pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont OCAS communique vos renseignements personnels.

OCAS dispose d’une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation. Les renseignements personnels minimalement requis sont accessibles au personnel d’OCAS ou à ses prestataires de services qui en ont besoin pour l’exécution de leurs fonctions ou la prestation de services.

6. Exactitude des renseignements personnels

OCAS prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels soient les plus exacts, complets et à jour, aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. OCAS vise à maintenir les renseignements suffisamment exacts, complets et à jour afin de minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés puissent être utilisés au moment de rendre une décision sur une candidate ou un candidat. OCAS fera la mise à jour des renseignements personnels de manière continue et uniquement pour s’acquitter des fins prévues en vertu du présent Code ou à la demande de la personne concernée.

7. Mesures de sécurité pour les renseignements personnels

OCAS protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. OCAS prendra toutes les mesures raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés, et ce, indépendamment du format dans lequel les renseignements sont détenus, à l’aide de mécanismes de sécurité adéquats.

Au moment de travailler avec des fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels en son nom, OCAS prend des mesures raisonnables afin de choisir des fournisseurs qui sont capables de tenir les renseignements personnels en lieu sûr, conclut des ententes avec des fournisseurs de services en s’efforçant de s’assurer que les renseignements personnels soient tenus en lieu sûr, et prend des mesures raisonnables afin d’administrer ses relations avec les fournisseurs de services en s’efforçant de s’assurer que les renseignements personnels soient tenus en lieu sûr.

8. Transparence par rapport aux politiques et procédures

OCAS fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles. OCAS fera preuve de transparence au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir des renseignements sur nos politiques et nos procédures moyennant un coût minime ou gratuitement et sans effort déraisonnable. L’information sera fournie dans un format généralement compréhensible.

9. Accès aux renseignements personnels

OCAS informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues par la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible pour une personne de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements qui la concernent et d’y faire apporter les corrections appropriées. Dans certains cas, il peut être impossible à OCAS de communiquer tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Ces situations seront limitées ou prévues par la loi. Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, OCAS corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements, au besoin. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à tout tiers qui en exige l’accès.

10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de porter plainte en cas de non-conformité avec le présent Code, en communiquant avec le ou la responsable de la protection des renseignements personnels d’OCAS. OCAS a mis en œuvre des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relativement au traitement des renseignements personnels. OCAS fera enquête sur toutes les plaintes reçues. Si une plainte est jugée fondée, OCAS prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures s’il y a lieu.

Toute personne pourra obtenir un complément d’information sur les pratiques d’OCAS en matière de protection de la vie privée ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante :

OCAS Application Services inc.
60, cour Corporate
Guelph (Ontario) N1G 5J3
519.763.2363, poste 6816
privacyofficer@ocas.ca

Dernière révision : septembre 2018