Code de protection des renseignements personnels


OCAS Application Services Inc. (OCAS) (ainsi que ses sites Web – ocas.ca et ontariocolleges.ca) – agissant comme agent des collèges publics de l’Ontario ou fournissant des services pour le compte des collèges publics de l’Ontario, y compris, sans toutefois s’y limiter, la demande d’admission aux collèges – s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels, y compris vos activités sur ses sites Web (voir Conditions d’utilisation).

Le présent Code de protection de la vie privée décrit les principes et les lignes directrices qui guident OCAS en vue de protéger les renseignements personnels qu’il recueille, utilise ou communique dans le cadre de ses activités, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Le présent Code de protection des renseignements personnels incorpore les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) publié en mars 1996 comme Norme nationale du Canada. Le présent Code ne s'applique pas aux renseignements personnels concernant les employés, les anciens employés et les employés potentiels (tous désignés par le terme "employés") d’OCAS.

Table des matières

10 principes :

  1. Responsabilité
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
  3. Obtention du consentement
  4. Limitation de la collecte de renseignements personnels
  5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
  6. Exactitude des renseignements personnels
  7. Mesures de sécurité pour les renseignements personnels
  8. Transparence par rapport aux politiques et procédures
  9. Accès aux renseignements personnels
  10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Définitions

OCAS – OCAS Application Services Inc. ou Service d’admission des collèges de l’Ontario (également collegesdelontario.ca et saco.on.ca)

LPRPDE - Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Collège(s) - L’un des vingt-quatre collèges publics d’arts appliqués et de technologie de l'Ontario, ou l’ensemble de ces derniers, y compris les instituts de technologie et d’enseignement supérieur, les trois campus régionaux de l’Université de Guelph et l’Institut Michener de sciences appliquées de la santé

Employés – Toute personne qui travaille à OCAS, soit à temps plein, à temps partiel, à titre d’employé temporaire ou en tant que conseiller.

Renseignements personnels - Renseignements consignés au sujet d'une personne donnée sous quelque forme que ce soit, sauf son nom, son titre ou son adresse d'entreprise ou le numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.

Responsable de la protection des renseignements personnels – Personne nommée pour assurer la mise en œuvre et l’administration efficaces de la LPRPDE. La ou le responsable coordonne la réponse d’OCAS aux demandes présentées en vertu de la Loi.

Dossier - Toute information contenue dans un formulaire, notamment des documents, des cartes, des dessins, des photographies, des lettres, des pièces justificatives, des papiers et toute autre information écrite, photographiée, balayée, consignée ou stockée sous quelque forme que ce soit, mais ne constitue ni des logiciels ni des mécanismes servant à produire des documents.

1. Responsabilité

OCAS est responsable de tous les renseignements personnels dont il a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers fournisseurs de services tels que l’entrée de données, le traitement des cartes de crédit ou le clavardage en temps réel. Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels à OCAS doit veiller au respect du Code, même si d’autres personnes d’OCAS peuvent avoir la responsabilité des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et si une délégation de pouvoir permet à ces personnes d’agir au nom de la personne responsable des renseignements personnels d’OCAS. L’identité des personnes désignées par OCAS pour veiller au respect du Code est communiquée à l’interne et est disponible sur demande aux personnes de l’extérieur. OCAS utilisera des mesures contractuelles ou autres pour protéger les renseignements personnels divulgués à des prestataires de services aux fins de traitement (p. ex., saisie de données). Si OCAS assure le traitement de renseignements personnels ou agit comme prestataire de services pour des tiers, il se conformera au Code de protection de la vie privée et à tout énoncé ou politique de confidentialité émis par OCAS relativement aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués au nom de tiers ou divulgués à des tiers.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

OCAS déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci. OCAS recueille et utilise principalement des renseignements démographiques et scolaires. OCAS recueille, utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins énumérées dans l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels, y compris les suivantes :

  • création, traitement et maintien de votre demande d'admission à un ou des collèges
  • élaboration d'un ensemble de renseignements et de données statistiques en rapport avec les décisions relatives à l'admission, l'acceptation et l'inscription à un ou des collèges
  • maintien de politiques, de programmes et de mécanismes de financement appropriés aux collèges
  • réponse aux demandes de renseignements sur les publications, les formulaires papier ou les programmes collégiaux
  • conformité aux exigences légales

OCAS exigera que les fournisseurs de tels renseignements se conforment à la législation appropriée sur la protection des renseignements personnels. Si OCAS se propose d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qui n’ont pas été préalablement établies, il devra déterminer et consigner ces fins avant toute nouvelle utilisation. À moins que la fin nouvelle soit requise ou permise en vertu de la loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant que les renseignements puissent être utilisés ou communiqués à cette fin.

3. Obtention du consentement

OCAS obtiendra le consentement de toute personne avant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins que la loi ne l’autorise. OCAS peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, mais uniquement dans la mesure précisée ou permise par la loi. Dans tous les cas où OCAS peut agir à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, il doit le faire dans les limites prévues par la loi. Lors de l’obtention du consentement, OCAS fera des efforts raisonnables pour s’assurer que la personne concernée est informée des buts de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Ces buts seront énoncés de manière à être raisonnablement compris par la personne concernée.

De manière générale, OCAS tentera d’obtenir de la personne concernée le consentement d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui la concernent au moment de recueillir les renseignements personnels. Toutefois, OCAS pourrait obtenir le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels après les avoir recueillis mais avant de les utiliser ou de les communiquer à des fins nouvelles. OCAS exigera le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à leur sujet comme condition pour la prestation de renseignements ou de services à des tiers, uniquement si la collecte, l’utilisation ou la communication est nécessaire pour fournir l’information ou les services. Pour déterminer la forme appropriée du consentement, OCAS tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements par OCAS.

Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Dans le cas d’une personne qui retire son consentement quant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels, la procédure de demande d’admission, ou tout autre service engagé, cesse alors. Toute demande de retrait du consentement doit être reçue par écrit. En pareil cas, les renseignements personnels détenus par OCAS sont radiés ou rendus anonymes, sauf indication contraire ou à moins que la loi ne le permette. Il est possible d’obtenir plus de précisions sur les conséquences du retrait du consentement, en s’adressant à OCAS.

4. Limitation de la collecte de renseignements personnels

OCAS ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par OCAS, et le fera de manière honnête et licite. OCAS recueille principalement des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et ne sollicite aucune information personnelle ou connexe sauf s’il en a été instruit par la personne en question ou son agent(e) (p. ex., suivi d’une demande de transfert de relevé de notes). OCAS peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les outils d’analyse Web (voir les Conditions d’utilisation), les écoles secondaires, les universités et les autres établissements déjà fréquentés.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

OCAS n’utilisera, ni ne communiquera, de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées. OCAS peut communiquer des renseignements personnels aux fins énoncées à l’article 2, y compris celles énumérées ci-dessous :

  • Les collèges et les universités, ainsi que les autres établissements canadiens qui participent aux programmes de collaboration avec les collèges membres, afin de faciliter le traitement des demandes et la gestion optimale des autres services demandés.
  • Les collèges et les universités, dans le cadre de programmes de collaboration, afin de faciliter le traitement des demandes et la gestion optimale des autres services demandés.
  • Les tiers fournisseurs de services aux fins du traitement de l'information et de la gestion optimale des autres services demandés.
  • Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle ou tout ministère ou organisme gouvernemental qui lui succéderait éventuellement et ayant compétence sur les collèges et les entreprises avec lesquelles ils font affaire, ainsi que le ministère de l’Éducation, le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, le ministère de la Santé, ainsi que tout autre organisme pertinent de recherche et d’enseignement à des fins de financement, de statistique et de recherche.
  • Les bases de données des étudiants tenues par le collège, que le postulant choisira possiblement de fréquenter, afin d'élaborer et de maintenir des politiques, des programmes et des mécanismes de financement appropriés.

OCAS dispose d’une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation. Les renseignements personnels minimalement requis sont accessibles au personnel d’OCAS ou à ses prestataires de services qui en ont besoin pour l’exécution de leurs fonctions ou la prestation de services.

6. Exactitude des renseignements personnels

OCAS conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des données non appropriées ne soient utilisées pour prendre une décision au sujet de la personne concernée. OCAS fera la mise à jour des renseignements personnels de manière continue et uniquement pour s’acquitter des fins prévues en vertu du présent Code ou à la demande de la personne concernée.

7. Mesures de sécurité pour les renseignements personnels

OCAS protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. OCAS protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol, de même que contre l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification, sans égard au format sous lequel les renseignements sont conservés, en ayant recours à des mesures de sécurité appropriées. OCAS protégera les renseignements personnels divulgués à des tiers qui lui fournissent des services par l’entremise de mesures contractuelles ou d’autres arrangements stipulant le caractère confidentiel des données, restreignant les fins auxquelles les renseignements peuvent être utilisés et en interdisant la communication à des tiers à la demande d’OCAS, conformément au présent Code de protection de la vie privée.

8. Transparence par rapport aux politiques et procédures

OCAS fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles. OCAS fera preuve de transparence au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir des renseignements sur nos politiques et nos procédures moyennant un coût minime ou gratuitement et sans effort déraisonnable. L’information sera fournie dans un format généralement compréhensible.

9. Accès aux renseignements personnels

OCAS informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues par la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible pour une personne de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements qui la concernent et d’y faire apporter les corrections appropriées. Dans certains cas, il peut être impossible à OCAS de communiquer tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Ces situations seront limitées ou prévues par la loi. Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, OCAS corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements, au besoin. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à tout tiers qui en exige l’accès.

10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de porter plainte en cas de non-conformité avec le présent Code, en communiquant avec le ou la responsable de la protection des renseignements personnels d’OCAS. OCAS a mis en œuvre des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relativement au traitement des renseignements personnels. OCAS fera enquête sur toutes les plaintes reçues. Si une plainte est jugée fondée, OCAS prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures s’il y a lieu.

Toute personne pourra obtenir un complément d’information sur les pratiques d’OCAS en matière de protection de la vie privée ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante :

OCAS Application Services inc.
60, cour Corporate
Guelph (Ontario) N1G 5J3
519.763.2363, poste 6816
privacyofficer@ocas.ca

Toute personne qui estime qu’OCAS n’a pas donné suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria 
Gatineau (Quebec) K1A 1H3
Téléphone : 819.994.5444
Sans frais : 1.800.282.1376
ATS : 819.994.6591
Site du Web : https://www.priv.gc.ca/fr/communiquer-avec-le-commissariat/

Nota : le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada n'accepte pas les plaintes reçues par courriel, puisque leur sécurité ne peut être assurée.

Vous pouvez consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques en visitant le site Web du gouvernement du Canada, à l’adresse http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/P-8.6/index.html.

Pour obtenir un exemplaire du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96; publié en mars 1996; réaffirmé en 2001), veuillez communiquer avec le Comité des mesures en matière de consommation par courriel, à l’adresse info@cmcweb.ca, ou par téléphone, au (613) 952-6927.

Dernière révision : septembre 2017